FAQ

optiFlow è un software CRM, sviluppato da Nimaia Srl (azienda italiana con sede a Rimini, attiva da oltre 20 anni nel settore delle tecnologie informatiche), pensato per gestire le installazioni di impianti fotovoltaici in Italia. È una web app che aiuta a gestire tutti gli step di lavoro, dal primo contatto con il cliente fino all'assistenza post-vendita.

• Risparmio di tempo: Non dovrai più perdere ore a cercare documenti o controllare lo stato delle pratiche. Tutto è organizzato in un unico posto.

• Zero errori: Il sistema ti guida in ogni fase dell'installazione secondo le normative italiane, così non dimentichi nessun documento o passaggio importante.

• Sempre disponibile: Puoi accedere a tutte le informazioni dei tuoi clienti e progetti da qualsiasi dispositivo, anche quando sei in cantiere.

• Facile da usare: È stato progettato pensando agli installatori, con un'interfaccia semplice che non richiede competenze informatiche. Semplifica e organizza processi aziendali complessi.

• Gestione completa: Segui tutto il percorso del cliente, dalla prima telefonata fino all'assistenza dopo l'installazione, senza dover usare programmi diversi.

• Soluzione mirata: Progettato esclusivamente per le esigenze specifiche del fotovoltaico.

Sì, optiFlow supporta l'integrazione con altri software tramite API. È già predisposto per essere collegato con Google Calendar e siti Wordpress. Sono disponibili inoltre connettori per collegarlo ad altri strumenti su richiesta.

Sì, il workflow (flusso dei lavori) può essere personalizzato su richiesta, in base alle esigenze specifiche della tua azienda.

Sì, optiFlow viene costantemente aggiornato. A partire da Febbraio 2025 sono disponibili funzionalità avanzate di Intelligenza Artificiale, come riassunti smart e note automatiche. Il software si evolve regolarmente con nuove funzioni che rendono il tuo lavoro ancora più semplice tenendo conto dell’evoluzione del panorama italiano del fotovoltaico.

optiFlow è progettato per la gestione degli aspetti gestionali e burocratici che sono solitamente i più complessi per un installatore.

Mentre il monitoraggio dell'impianto viene gestito da altri strumenti specializzati, optiFlow ti permette di tenere tutto in ordine, con semplicità e senza perdite di tempo.

Sì, la Dashboard fornisce statistiche in tempo reale sui contatti, avanzamento lavori e altri indicatori chiave. Con optiFlow puoi monitorare facilmente l'andamento delle commesse grazie alla dashboard personalizzabile che ti mostra tutti i dati per te rilevanti. Puoi vedere subito lo stato dei progetti, controllare quali pratiche sono in corso e verificare i risultati delle tue attività commerciali, tutto in un'unica schermata intuitiva che ti permette di prendere le decisioni migliori basate su informazioni precise.

Sì, optiFlow è accessibile via web, quindi puoi utilizzarlo da qualsiasi dispositivo connesso a internet.

optiFlow è una web app ottimizzata per essere utilizzata sia in movimento tramite tablet e smartphone, sia da desktop in ufficio.

Sì, optiFlow permette di assegnare ruoli e permessi specifici a ogni utente, garantendo un controllo preciso delle informazioni.

Sì, il software permette di gestire e archiviare tutti i documenti relativi alle pratiche burocratiche legate al fotovoltaico.

Sì, OptiFlow include funzionalità per il monitoraggio delle scadenze e la gestione automatizzata dei promemoria.

Puoi richiedere una demo gratuita e ricevere supporto per l’implementazione del sistema nella tua azienda tramite il form seguente https://optiflow.solar/#contattaci

Optiflow non si occupa direttamente della progettazione, ma supporta attivamente questa fase organizzando tutti i file tecnici nel posto giusto e semplificando il flusso di lavoro. Inoltre, siamo integrati con Easysol, un software specializzato nella progettazione di impianti fotovoltaici, che consente di generare layout, simulazioni energetiche e documentazione tecnica in modo rapido e preciso.

Per esportare i dati da Optiflow verso EasySol, basta aprire il workflow fotovoltaico e cliccare sui tre puntini in alto a destra, selezionare Esporta e poi l'export per EasySol.

Il sistema genererà un file XML compatibile che potrai caricare direttamente in EasySol per proseguire con la progettazione e le simulazioni.

Per importare i dati da EasySol in OptiFlow, basta aprire il workflow fotovoltaico e cliccare sui tre puntini in alto a destra, selezionare Importa e poi l'import da EasySol.

Una volta caricato, Optiflow organizzerà automaticamente i dati nei formati e nelle cartelle corrette per permetterti di gestire il progetto senza interruzioni.

Se hai già il cliente su optiFlow, aprilo e crea un nuovo Workflow Fotovoltaico (Nuovo Lavoro > Workflow Fotovoltaico).

A questo punto, puoi importare i dati da EasySol cliccando sui tre puntini in alto a destra, selezionando Importa e poi scegliendo l'import da EasySol.

Se il cliente non è ancora stato creato, inizia creando un nuovo cliente vuoto e un nuovo indirizzo vuoto, quindi procedi come descritto sopra. L'importatore si occuperà automaticamente di compilare tutti i dati del cliente e dell'indirizzo.

Sì, è prevista una formazione completa sull’utilizzo di optiFlow. La formazione copre l'intero processo di gestione del cliente, insegnando tutti i passaggi necessari per utilizzare il software in modo efficace, dalla gestione dei dati alla pianificazione delle attività. Inoltre, è disponibile un supporto continuo, anche tramite chatbot, per rispondere a qualsiasi dubbio o necessità.

Sì, optiFlow offre assistenza tecnica per risolvere eventuali difficoltà e supportarti nell’utilizzo del software. È disponibile del personale qualificato per rispondere a qualsiasi dubbio o necessità, anche tramite chatbot, per garantire che tu possa utilizzare al meglio tutte le funzionalità di optiFlow.

Puoi ottenere maggiori informazioni su optiFlow contattandoci via email, telefono, oppure compilando il modulo di contatto sul nostro sito web qui.

Il nostro team è a disposizione per fornirti tutte le risposte e chiarimenti necessari.

I dati sono archiviati in cloud su server sicuri. La loro gestione è affidata a Nimaia Srl, che ne garantisce la sicurezza e la protezione. L’accesso ai dati è riservato esclusivamente al personale autorizzato, nel pieno rispetto del GDPR e delle normative europee sulla protezione dei dati personali.

Sì, optiFlow rispetta gli standard europei di sicurezza dei dati, in particolare è conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR - Regolamento UE 2016/679). Il sistema utilizza protocolli sicuri come HTTPS e certificati SSL per proteggere le comunicazioni, garantendo così la riservatezza e l’integrità delle informazioni trattate.

Sì, puoi esportare in autonomia tutti i dati in formato CSV, compatibile con Excel, Google Fogli e altri strumenti di analisi. I file possono anche essere compressi (zip) per facilitarne il trasferimento.

Sì, puoi accedere a optiFlow da più dispositivi nello stesso momento, come il computer in ufficio e lo smartphone mentre sei in cantiere. Questo ti permette di avere sempre sotto controllo i dati e le attività, ovunque ti trovi.

Le Conversazioni sono delle chat testuali integrate in optiFlow. Consentono di comunicare in modo organizzato tra più utenti su temi specifici, come imprevisti, problematiche o situazioni non gestite dal normale flusso di lavoro.

Ogni volta che viene aggiunto un nuovo messaggio, tutti i partecipanti alla conversazione ricevono una notifica per rimanere aggiornati.

Le Conversazioni sono accessibili dal menu laterale a destra all’interno di un workflow o di una pratica.

È possibile partecipare a una conversazione già esistente, creata da altri utenti, oppure avviarne una nuova selezionando il pulsante "+ Aggiungi Conversazione".

Al momento ci sono due tipologie di notifiche per le Conversazioni: le notifiche in-app e le notifiche per email.

Le notifiche possono arrivare perché vieni citato in una chat o perché vieni inserito all'interno dei partecipati di una Conversazione.

Quando ti arriva una notifica puoi accedere direttamente alla Conversazione tramite il link presente nell’email o nell'App, leggere il contenuto e decidere se intervenire o uscire dalla conversazione.

Sì, puoi creare un numero illimitato di Conversazioni. Per ogni Conversazione, assegna un titolo chiaro che aiuti a comprenderne lo scopo e aggiungi i colleghi interessati, in modo che ricevano aggiornamenti e possano partecipare attivamente.

Quando viene creata una nuova Conversazione, vengono aggiunti automaticamente ai partecipanti i responsabili del workflow o della pratica e l'utente che aggiunge la conversazione.

È possibile aggiungere nuovi partecipanti in ogni momento: apri la Conversazione di tuo interesse dal menu laterale a destra. In cima troverai l’elenco dei partecipanti attuali.

Puoi aggiungere nuovi colleghi utilizzando il campo dedicato, oppure rimuovere un partecipante cliccando sulla "x" accanto al suo nome.

Puoi partecipare ad una conversazione anche senza essere incluso nei partecipanti, ma non riceverai notifiche su nuovi messaggi a meno che non risponderanno direttamente al tuo messaggio.

Se sei interessato a ricevere le notifiche sugli aggiornamenti della Conversazione, assicurati di aggiungerti alla lista dei partecipanti.

Il numero di Conversazioni può aumentare nel tempo, oper questo motivo, può essere importante archiviare quelle meno recenti o non più utili.

Una Conversazione archiviata resta sempre consultabile e può essere ripristinata, ma non sarà possibile aggiungere nuovi messaggi.

Per archiviare o ripristinare una Conversazione, utilizza l'apposita voce nel menu che si trova accanto al suo nome.

Una conversazione senza messaggi (ad esempio creata per errore) può essere anche eliminata definitivamente. I Supervisori possono eliminare definitivamente qualsiasi Conversazione e tutti i suoi messaggi. In entrambi questi casi l’operazione non è reversibile

Ogni Conversazione ha una lista di destinatari, visibile in cima alla conversazione stessa. Se non desideri più ricevere notifiche relative a una Conversazione, puoi rimuovere il tuo nome dalla lista cliccando sull’icona "x" accanto.

Attenzione: anche se non fai più parte della Conversazione, riceverai comunque una notifica se un collega ti cita direttamente o risponde a un tuo messaggio.

I tuoi messaggi possono essere sempre cancellati dalle Conversazioni. Per farlo, individua il messaggio, apri il menu contestuale (i tre puntini a sinistra del messaggio) e seleziona "Elimina".

Gli utenti Supervisori possono intervenire come moderatori, cancellando anche i messaggi di qualunque utente.